Elvonás itt, megszorítás ott • Hogyan spóroljunk a személyzeten?
Menedzser a közszférában (2005. április) A mi kis intézményünk kutatóintézet, melynek feladata elsősorban a kormányzati-minisztériumi döntések előkészítésének segítése háttérszámításokkal, kutatási eredményekkel. Az alábbi sorok olyan, a közszférában tevékenykedő vezetőknek kívánnak segítséget nyújtani, akik szeretnének hatékonyak és versenyképesek lenni. Az utolsó békeév, melyben a szakmai munkát nem fenyegette forrásszűke, valamikor az ezredforduló táján lehetett. Be kellett osztani a rendelkezésre álló éves állami támogatást, de kellő gondossággal és figyelemmel mindenre jutott: az intézmény működtetésére, kutatások elvégzésére, kisebb fejlesztésekre (számítógépek egy részének cseréje). Következett az első csapás: a működési költségeket nem indexálták az inflációval. Meg kellett szorítani a nadrágszíjat. Tényleg: miért is nem korlátoztuk eddig a munkatársaink telefonköltségeit? Nosza, mindenki kódot kapott és pénzkeretet a telefonokhoz. Igaz ugyan, hogy fel kellett venni még egy embert, aki ezt figyelte, de akkor is: fő a hatékonyság!
Eggyel több vagy kevesebb Miután kevésnek bizonyult a működési forrás, meg kellett válnunk az irodákat takarító cégtől is. Csak miután a sarkokban a korábbinál nagyobb mértékben kezdtek felhalmozódni a szeméthegyek, szántuk el magunkat két kutató kirúgására. Eggyel több vagy kevesebb kutatás: meg se látszik, majd a szakirodalom másodelemzésével teljesítjük a feladatot, melyet ők végeztek. E két helyre felvettük a korábban céges mezben takarító asszonyokat. Ők is elégedettek voltak, a közszolgálat mégiscsak nagyobb biztonságot nyújt. Mi se jártunk rosszul: végtelennek tűnő hetek után ismét használatba vehettük az irodai szemétkosarakat. A következő évben azonban a működési források mértéke nem hogy nem változott, hanem húsz százalékkal csökkent. Először roppant bosszúsak voltunk, de aztán beláttuk, hogy korábban olyan megtakarítási lehetőségeket mellett mentünk el szó nélkül, amelyeket egy kezdő takarékszövetkezeti alkalmazott is észrevett volna, minden különösebb erőfeszítés nélkül. Most már nem csak azt ellenőriztük, hogy mennyit beszélnek munkatársaink telefonon, hanem azt is, miről. Igaz, hogy a magáncélú hívások ellenőrzésére ismét fel kellett venni egy embert, de az így kieső kutatási feladatot ráraktuk a maradókra: a munka iránti elkötelezettséggel járhat együtt egy kis otthoni többletmunka is, ugye.
Sorköz nélkül Rájöttünk, hogy még hatékonyabbak leszünk, ha az intézetben nyomtatásnál alkalmazott betűnagyságot 8-asra vesszük és kioperáljuk a szövegszerkesztő programból a szimplánál nagyobb sorközöket biztosító opciókat, mert így kevesebb papír fogy. Persze, az intézkedés bevezetésénél körültekintő módon jártunk el, és költség-haszon elemzést végeztünk. Számításaink szerint az intézkedés következtében felírt erősebb szemüvegek után fizetett munkaadói térítések elhanyagolhatóak a megtakarításokhoz képest. Elégedetten dőltünk hátra: ismét innovatívak és hatékonyak voltunk! A következő évben tovább csökkent az állami támogatás. No, ekkor már felmentünk a magas hivatalba panaszra. Azt a választ kaptuk, hogy ami történt, nem elvonás, nem megszorítás, hanem „nagyszerű lehetőség a racionálisabb működés megszervezésére”. Hiába, a hivatallal valóban együtt adja az észt a Jóisten! Mert ahogy újólag körbenéztünk, valóban egy sereg, a fényűzésre utaló jelet találtunk. Igaz, hogy irodaszert már tavaly sem adtunk, csak a legszükségesebbet, de ezek újrahasznosításáról nem gondoskodtunk. Ott van példának a gemkapocs. Hát milyen jogszabály tiltja, hogy az irattárban dologtalanul lebzselő kapcsokat ne állíthatnánk ismét csatasorba? Jelenleg is az az eljárásrend, hogy minden hónapban minden szervezeti egység kap egy órát: amennyi kapcsot ez idő alatt az irattár szabad rablásából nyer, azt a következő évben szabadon felhasználhatja. Így új intézményi erőforrásokat nyerünk, a munkatársak gazdálkodási szabadsága növekszik. Megint mindenki jól jár!
Leépítések gondokkal Persze, arra is rájöttünk, hogy ésszerűbb időbeosztással kell élnünk, hiszen nem véletlenül találták fel a nyári időszámítást: a napsütéses órák csökkenésével nő az áramszámla. Így telente 9-re járunk és már 3-kor indulunk haza. Cserébe nincs nyári szabadságra lehetőség, és már hajnali fél hatkor nyitunk, este 9-ig pedig nincs megállás. Kiszámoltuk: pontosan kijön az átlagos napi 8 óra. Sőt: mint mindig, most is csak nyertünk, mert a világítótestek idegesítő zúgása és szemzavaró vibrálása megszűnt. Természetesen rendszeresítettünk 10-15 zseblámpát arra az esetre, ha nagyon felhős az ég, de így is megéri! Az elmúlt év végének zseniális húzása volt a 65 éven felüliek elküldésének ötlete. Nem is értjük, miért nem merült ez föl előbb. Egy idős kolléga nyugdíjazásából felszabaduló keret két pályakezdő fiatalnak is elég. Melyik háziasszony ne kapna a lehetőségen, ha egy kiló liszt áráért két kilót is szerezhet? Úgy látom, a legtöbb öreg szó nélkül tudomásul vette a dolgot. Így is van rendjén: egy racionális intézkedéssel szemben nehéz jól védhető érveket találni. Mindössze egy hölggyel gyűlt meg a bajunk, mert sehogy sem tudjuk bizonyítani, hogy idősebb az általa megadottnál. De vele viszonylag hamar dűlőre jutottunk, a morgást pedig elintéztük azzal, hogy lépést kell tartanunk a korral. Nem lehet örökké tanult és tapasztalt szakemberekkel dolgozni, a fiatalos pörgés is nagyon fontos intézetünk humánpolitikájában. No, ekkor már felmentünk a magas hivatalba panaszra. Azt a választ kaptuk, hogy ami történt, nem elvonás, nem megszorítás, hanem „nagyszerű lehetőség a racionálisabb működés megszervezésére” |
Újabb vágás Igaz ugyan, hogy a pályakezdők nem tájékozottak és nem ismerik a szakterületet, de azt legalább két középfokú vizsgával is bizonyított idegen nyelven nem ismerik! Ráadásul rendkívül rugalmasak: egy idősebbnél mindig be kell kalkulálni, hogy most beteg a gyerek, most vitték kórházba a feleségét, és így nem lehet eléggé hatékony a munkájuk. A pályakezdők teljesítményét azonban többnyire nem gátolják a családi kötelezettségek. Idén újabb vágással kellett szembesülnünk: a kapott forrás az éves fenntartás negyedét fogja fedezni. Csakhogy már voltunk a minisztériumban és tudjuk: idén cél a versenyképesség! Ez az európai, modern és haladó jelszó azt jelenti, hogy miután EU-tagok vagyunk, szabadon pályázhatunk kutatási pénzekért Brüsszeltől, és azokból busásan fedezhető a működés költsége is. Nem csak a munkatársaink bérét számoljuk el, hanem az egész intézet összes telefon- és papírköltségét: az uniós döntéshozók szemében még így is furcsán alacsonyak lesznek az igényeink. Magától értetődik, hogy nem mindig olyan témákra pályáztatnak, amelyet mi is fontosnak tartunk, de ha haladni akarunk és fel akarunk zárkózni az Unió fejlett államaihoz, bizony azt is kell kutatnunk, amit ők. Ráadásul így már jövőre megoldható, hogy a magyar kormányzatnak egy fillérbe se kerüljön a fenntartásunk.
|